MF0983_3 Gestión de Reuniones, Viajes y Eventos

CAMPO DE CONOCIMIENTO 1. GESTIÓN DE REUNIONES, VIAJES Y EVENTOS

UNIDAD FORMATIVA 1. GESTIÓN DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES DEL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN

SCORM 1. LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO.

Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.

Medios y métodos de trabajo.

La planificación como hábito:

Priorización.

Organización.

Delegación.

Control y ajuste. El control del tiempo.

La calidad en los trabajos de secretariado.

Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación.

Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.

El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el - escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios.

La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras - dependencias de la organización.

Prevención de riesgos laborales.

SCORM 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.2. EL ARCHIVO.

Flujo documental en la empresa.

Clasificación de los documentos.

Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo.

El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. -Inclusiones, extracciones y expurgo-.

Gestión documental informática -“oficina sin papeles"-.

Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.

SCORM 3. LA AGENDA.

Tipos de agenda.

Secciones de la agenda.

Gestión de agendas.

UNIDAD FORMATIVA 2. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS

SCORM 1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES.

Tipos de reuniones:

Planificación de las reuniones.

Preparación de las reuniones.

Preparación de las reuniones.

Preparación de las reuniones.

Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.

El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, - almuerzo y otros).

Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, - secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-.

El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, - atender-.

La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión:

SCORM 2. LA NEGOCIACIÓN.

Elaboración de un plan de negociación.

Tipos o niveles:

Participantes.

Fases de la negociación:

Recursos psicológicos en la negociación:

Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.

Los presupuestos y contratos:

SCORM 3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

Objetivos.

Presupuesto.

Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.

Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.

Listado de comprobaciones.

El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-.

Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:

Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:

Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos:

Documentos de cobro y pago.

SCORM 4. EL PROTOCOLO EMPRESARIAL.

Tratamientos dentro de la empresa.

Recepción de las visitas.

El restaurante como parte de la oficina.

RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.

El regalo en la empresa.

La etiqueta en hombres y mujeres.

Ubicación correcta de los símbolos:

La imagen y la empresa.

UNIDAD FORMATIVA 3. ORGANIZACIÓN DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES

SCORM 1. SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES.

Condiciones de la contratación de un servicio:

Seguros de viaje, médicos y de automóviles.

Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales.

Medios de realización: Internet, teléfono y otros.

Derechos del viajero:

Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas.

Características y funciones de organismos oficiales:

SCORM 2. ORGANIZACIÓN DEL VIAJE.

Objetivos del viaje.

Presupuesto.

Lista de comprobación y confirmación.

Documentación necesaria anterior al viaje:

Gestión de las necesidades del país o países que se visiten:

Itinerarios.

Medios de transporte.

Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto.

Visitas turísticas.

Información cultural y genérica.

SCORM 3. PLANIFICACIÓN DEL VIAJE.

Medios de locomoción.

Horarios.

Reservas de transporte.

Alojamientos y tipos de pensión.

Medios de cobro y pago:

Intérpretes.

Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas - audiovisuales-.

Documentación y preparación de las jornadas de trabajo.

La oficina móvil.

La agenda de reuniones.

SCORM 4. DOCUMENTACIÓN POSTERIOR AL VIAJE.

Informes económicos.

Justificantes.

Notas de entrega.

Albaranes.

Facturas pro-forma.

Facturas definitivas.

Seguimiento de acuerdos.

Evaluación y análisis de resultados.

Archivo.

Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales.

SCORM 5. PROTOCOLO NACIONAL E INTERNACIONAL Y USOS SOCIALES.

Invitaciones en España y en el extranjero.

Forma y contestación de las invitaciones.

Obligaciones con los visitantes.

Protocolo y comunicación en países de religión musulmana.

Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica.

Protocolo y comunicación en diversos países.

Diplomacia en la Unión Europea.

Decálogo del protocolo empresarial internacional.